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編者按：為了避免每天都忙忙碌碌最終卻一無所獲，或者避免時(shí)間在不知不覺中就不見了這種感受，我們應(yīng)該做好時(shí)間管理，有效利用每一分鐘。這篇文章來自編譯，作者在文中提出了通過金錢思維的方式來做好時(shí)間管理，同時(shí)分享了最大化利用有限時(shí)間的方法與工具，希望對(duì)你有所啟發(fā)。這是系列文章的下篇，主要分享的是有效利用時(shí)間的方法與工具。

延伸閱讀：時(shí)間管理實(shí)用指南：用金錢思維來管理時(shí)間（上）

圖片來源：Unsplash.com @freestocks

二、在一天中創(chuàng)造更多的時(shí)間

就時(shí)間管理而言，如何有效利用你擁有的時(shí)間只是一方面。另一方面，你還需要通過各種有效策略，為你在一天中創(chuàng)造更多的時(shí)間。

顯而易見的是，一天只有24小時(shí)，你不可能讓一天變成25個(gè)小時(shí)。你唯一能做的，就只有最大化利用這24小時(shí)，讓自己覺得你擁有更多的時(shí)間。

全神貫注

工作是我們一天中占比最大的時(shí)間塊之一，大多數(shù)人都至少需要工作八個(gè)小時(shí)。然而，通過前一篇文章中介紹的時(shí)間審計(jì)，你可能會(huì)發(fā)現(xiàn)，自己本應(yīng)該用在工作方面的時(shí)間，實(shí)際上并不是在工作。

外部因素和主觀原因所引起的分心和干擾因素，會(huì)進(jìn)一步削減我們真正的工作時(shí)間。八個(gè)小時(shí)的工作時(shí)間實(shí)際上可能只有七個(gè)小時(shí)、六個(gè)小時(shí)、五個(gè)小時(shí)，或者更少，但我們的工作量卻一點(diǎn)也沒有減少。大多數(shù)時(shí)候，我們沒有從根本上解決導(dǎo)致分心的問題，而是選擇加班來應(yīng)對(duì)。

提出“心流”（Flow）這一著名概念的心理學(xué)家米哈里·契克森米哈賴（Mihaly Csikszentmihalyi）在其著作的《心流：最優(yōu)體驗(yàn)心理學(xué)》（Flow: The Psychology of Optimal Experience）一書中分享了集中注意力的重要意義：

了解一個(gè)人是否能掌握自己的意識(shí)，可以觀察其是否能夠輕而易舉地集中注意力、不被其他因素所干擾，并且在達(dá)成目標(biāo)前始終能保持專注。能夠做到這一點(diǎn)的人往往都會(huì)享受自己每一天的生活。

具體而言，你可以通過以下這些建議和方法來實(shí)現(xiàn)專注和心流狀態(tài)，從而在生活中保持更集中的注意力，更好地平衡每一天的安排：

創(chuàng)造理想的工作環(huán)境：在雜鬧和容易分心的環(huán)境中，我們很難保持專心工作。無論是工作空間到處堆滿的文件，還是在開放辦公空間里大喊你名字的同事，要真正實(shí)現(xiàn)并保持心流狀態(tài)都是一種挑戰(zhàn)。因此，你應(yīng)該盡力創(chuàng)造一個(gè)有利于集中注意力的工作環(huán)境：確保辦公桌整潔，戴上耳機(jī)以向他人表示自己正處于專注模式。如果可以的話，申請(qǐng)?jiān)诩肄k公，為自己創(chuàng)造一個(gè)舒適理想的在家辦公環(huán)境。

使用網(wǎng)站攔截軟件或插件：讓自己遠(yuǎn)離社交媒體信息流、實(shí)時(shí)新聞和在線“櫥窗購物”。在工作期間，你可以借助Self Control（僅支持macOS系統(tǒng)）和 Freedom（支持Windows、MacOS、iOS和Android系統(tǒng)）等網(wǎng)站攔截軟件來限制你登入可能會(huì)分散注意力的網(wǎng)站。

避免多任務(wù)處理：工作期間，如果來回切換不同的任務(wù)，你的時(shí)間利用效率就會(huì)大打折扣，注意力也會(huì)變得不集中。

捆綁任務(wù)

值得注意的是，這里的“捆綁任務(wù)”與多任務(wù)處理是不同的。捆綁任務(wù)主要強(qiáng)調(diào)的是將互補(bǔ)的任務(wù)捆綁在一起，從而創(chuàng)造出更多的時(shí)間。

雖然在工作時(shí)看電視可能會(huì)降低你的效率，但在陪伴孩子時(shí)處理一些雜項(xiàng)事務(wù)則可以幫助你同時(shí)優(yōu)先處理多件事情。

同樣地，當(dāng)你通過散步來放松自己、保持健康的時(shí)候，也可以收聽播客節(jié)目，探索求知欲，或者聽著最喜歡的喜劇節(jié)目大笑出來?？傊?，你可以思考一下自己可以同時(shí)捆綁完成哪兩項(xiàng)任務(wù)。

授權(quán)任務(wù)

在《每周不止168小時(shí)》（168 Hours: You Have More Time Than You Think）一書中，作者勞拉·凡德卡姆（Laura Vanderkam）提出，時(shí)間管理的一個(gè)很重要的方面就是要專注于你的核心競(jìng)爭(zhēng)力：

從本質(zhì)上來講，個(gè)人核心競(jìng)爭(zhēng)力強(qiáng)調(diào)的是可遷移能力。這些能力既非常重要，又具有實(shí)際意義。因此，就核心競(jìng)爭(zhēng)力而言，必須是自己最擅長(zhǎng)做的事情，但同時(shí)也是其他人幾乎無法做好的事情。

與其把時(shí)間浪費(fèi)在你表現(xiàn)一般或者可以授權(quán)其他人完成的事情上，你應(yīng)該集中精力去做自己最擅長(zhǎng)的事。除此之外，其他的事情都盡量授權(quán)給他人去完成。

在生活中收獲最多的人，都會(huì)把盡可能多的時(shí)間花在核心競(jìng)爭(zhēng)力相關(guān)的事項(xiàng)上，并盡可能少地去做其他事情。

就可以授權(quán)給他人完成的任務(wù)而言，主要有以下這幾類：

非核心競(jìng)爭(zhēng)力工作：把不需要借助個(gè)人核心競(jìng)爭(zhēng)力來完成的工作全部授權(quán)給下屬或其他有意完成的成員。如果你沒有下屬，那就需要向經(jīng)理反饋，讓他知道如果你能夠?qū)r(shí)間用于自己最擅長(zhǎng)的項(xiàng)目上，那這將最有利于公司發(fā)展。

行政工作：如果你有個(gè)人助理或者虛擬助理，那你就可以將類似出行訂票、賬單支付、費(fèi)用報(bào)銷和其他消耗時(shí)間的不重要事項(xiàng)授權(quán)給他人完成。

家務(wù)活：如果你覺得打掃家庭衛(wèi)生很麻煩，剛好又有能力支付這方面的費(fèi)用，那你就可以請(qǐng)清潔工定期（比如一個(gè)月一兩次）上門打掃家庭衛(wèi)生。否則，你就可能需要跟自己的室友、伴侶和（或）孩子討論清潔任務(wù)的分工。對(duì)此，你們可以制定清潔表，并張貼在顯眼位置，讓大家都能看到并了解自己的責(zé)任。

所謂授權(quán)，實(shí)際上就是為了更好地掌控自己的日程安排而放棄一部分責(zé)任。你節(jié)約下來的時(shí)間，可以用于完成最重要的事項(xiàng)，而不是最緊急的事項(xiàng)。

學(xué)會(huì)拒絕

除了授權(quán)之外，另一個(gè)可以考慮的策略就是一開始就不要接受這項(xiàng)任務(wù)。很多時(shí)候，我們都難以拒絕他人的請(qǐng)求，而說“不”似乎又違背了我們的本能。

無論是同事、家人或是朋友的請(qǐng)求，要想直接拒絕并不是一件容易的事，不過，我們也可以嘗試在不感到內(nèi)疚、粗魯或自私的前提下，嘗試說“不”。

你可以參考以下這些拒絕方式，并嘗試應(yīng)用于拒絕出席會(huì)議、拒絕額外工作或拒絕新的機(jī)會(huì)等場(chǎng)景。

拒絕出席會(huì)議：

XX您好：

感謝您邀請(qǐng)我參加這次會(huì)議！

遺憾的是，我手頭上目前還有幾件比較重要的事情，認(rèn)真考慮過后，我認(rèn)為還是應(yīng)該優(yōu)先處理A這件事。沒有我的參與，我相信你們也一定可以做出這項(xiàng)決策（或者完成這個(gè)項(xiàng)目），但如果在（某個(gè)日期）前需要我的幫助的話，我也樂意提供任何有用的反饋信息。或者，如果需要的話，我也可以在周四或周五下午一點(diǎn)左右抽出15分鐘的時(shí)間跟您面對(duì)面交流。

謝謝！

（落款）

拒絕額外工作：

XX您好：

這個(gè)項(xiàng)目看上去很有意思！通常我都樂意積極參與其中，但目前我還在處理B這件事情，在（某個(gè)日期）之前，我可能都沒有時(shí)間來優(yōu)先處理這個(gè)任務(wù)。

有沒有可能將這個(gè)項(xiàng)目的截止日期往后推遲一點(diǎn)呢？如果不行的話，您認(rèn)為我目前可以暫時(shí)先放下哪項(xiàng)工作，從而來參與這個(gè)項(xiàng)目呢？

謝謝！

（落款）

拒絕新的機(jī)會(huì)

XX您好：

感謝您為我提供這個(gè)機(jī)會(huì)，我感到很榮幸！遺憾的是，由于目前還有未完成的項(xiàng)目和任務(wù)，我恐怕無法參與其中。

您知道Y嗎？他也是這個(gè)機(jī)會(huì)的不錯(cuò)人選，我非常樂意為您引薦。

另外，也希望我們可以保持聯(lián)系，將來有機(jī)會(huì)再跟您一起合作。

謝謝！

（落款）

總之，如果新的任務(wù)或機(jī)會(huì)與你目前正在完成的重要事項(xiàng)相沖突時(shí)，并且這個(gè)任務(wù)或機(jī)會(huì)可能會(huì)占用你本來計(jì)劃用于解決當(dāng)前任務(wù)的時(shí)間的話，那你就應(yīng)該直接拒絕。

自動(dòng)化

雖然科技會(huì)偷走我們的時(shí)間，但也可以通過其他方式還回來。你可以借助自動(dòng)化功能來減少你需要花在手動(dòng)完成的事項(xiàng)方面的時(shí)間，從而在一天之中贏回幾分鐘甚至是幾個(gè)小時(shí)的時(shí)間。

任務(wù)管理：你可以通過自動(dòng)化規(guī)則將各種任務(wù)自動(dòng)添加至你的數(shù)字待辦事項(xiàng)清單中。比如，你可以借助自動(dòng)化工作協(xié)作工具Automate.io將電商平臺(tái)Shopify的訂單自動(dòng)轉(zhuǎn)換為Todoist的待辦事項(xiàng)，或者使用自動(dòng)化工具Zapier將Gmail中新加星標(biāo)的郵件轉(zhuǎn)換為Todoist的待辦事項(xiàng)。

銀行與金融服務(wù)：設(shè)置賬單自動(dòng)還款，這樣你就不會(huì)錯(cuò)過還款期限。還可以考慮設(shè)置自動(dòng)轉(zhuǎn)入儲(chǔ)蓄或投資資金。

無論是完成副業(yè)項(xiàng)目還是陪伴兄弟姐妹，借助自動(dòng)化功能都可以幫你節(jié)省很多時(shí)間，從而讓你能夠關(guān)注更重要的事情。

放松

通過休息來創(chuàng)造更多的時(shí)間讓人覺得有違常理，但這的確是一種有效的方式。過度工作帶來的壓力會(huì)損害你的健康和幸福，也會(huì)對(duì)你的工作效率造成影響。

據(jù)梅奧醫(yī)學(xué)中心（ Mayo Clinic）的研究，壓力的常見副作用包括“焦慮”“缺乏動(dòng)力和注意力”和“感到不堪重負(fù)”。在這些狀態(tài)下，你很難完成工作或保持專注模式，同時(shí)還可能會(huì)出現(xiàn)拖延和焦慮等表現(xiàn)，甚至?xí)X得不堪重負(fù)，不知道該如何展開手頭上的工作。

導(dǎo)致過度工作的情況并不完全在你的控制范圍內(nèi)。但你可以通過一些方法來避免壓力產(chǎn)生的副作用，讓你在工作中始終不會(huì)感到不堪重負(fù)或筋疲力竭：

稍作休息：根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，每工作一小時(shí)最好離開辦公桌休息五分鐘。當(dāng)然，你也可以靈活調(diào)整工作與休息時(shí)間，前提是不會(huì)對(duì)你的工作造成影響。休息時(shí)，最好不要登錄社交媒體。相反，你可以做一組快速拉伸運(yùn)動(dòng)、外出走動(dòng)，或者和朋友或同事聊天。

到點(diǎn)就下班：工作日期間，下班時(shí)間到點(diǎn)后就盡快離開辦公室或關(guān)閉電腦，不要再接著處理沒有完成的工作郵件，晚上回家后也不要接聽工作電話。最好還可以養(yǎng)成一個(gè)正式下班的習(xí)慣，比如下班前回顧當(dāng)日的工作完成情況，并將辦公桌面整理干凈。

不要忘了休假：有假期一定要充分利用，每年都應(yīng)該讓自己休一段年假，期間遠(yuǎn)離工作。如果你無處可去，原地度假也是一種休假方式，你可以在假期游覽自己所在的城市，或者只是單純地宅在家。如果你是公司的管理人員，那你尤其應(yīng)該給下屬做好榜樣，讓他們也要學(xué)會(huì)休假放松。

鍛煉：花時(shí)間鍛煉身體，比如去健身房鍛煉、外出散步，或者任何可以讓自己保持身材的運(yùn)動(dòng)方式。如果你希望將社交活動(dòng)與鍛煉捆綁在一起，那你可以加入運(yùn)動(dòng)俱樂部，或者跟朋友們一起去遠(yuǎn)足。

睡覺：確保每晚都能有充足的睡眠，每晚最好能睡足七個(gè)半小時(shí)。良好的睡眠質(zhì)量，能夠讓你在第二天醒來后感到神清氣爽，從而更加容易地做好時(shí)間管理、保持高度集中的注意力。

在規(guī)劃待辦事項(xiàng)或安排時(shí)間塊任務(wù)時(shí)，一定要把休息放松放在首位。同時(shí)，也需要注意不要過度休息，否則，除了安排待辦事項(xiàng)以外，你可能還要面對(duì)如何安排休息時(shí)間的問題了。

三、使用正確的時(shí)間管理工具

就時(shí)間管理而言，你可以選擇各種有效的工具。盡管有許多紙質(zhì)產(chǎn)品供你挑選，但在后文中，我們將著重分享能幫助你管理每日任務(wù)的簡(jiǎn)單數(shù)字工具。

待辦事項(xiàng)清單應(yīng)用

你可以通過Todoist等待辦事項(xiàng)清單應(yīng)用，保持對(duì)當(dāng)天待辦事項(xiàng)的密切追蹤，了解什么時(shí)候做什么事情。

首先，你需要估計(jì)每項(xiàng)任務(wù)的預(yù)計(jì)完成時(shí)間，然后為這項(xiàng)任務(wù)設(shè)置一個(gè)開始時(shí)間或完成時(shí)間塊。你還可以將Todoist與谷歌日歷等應(yīng)用結(jié)合使用，從而直接通過日歷查看各項(xiàng)待辦事項(xiàng)，或者通過待辦事項(xiàng)清單查看日程安排。

為了充分利用待辦事項(xiàng)清單，更有效地做好時(shí)間管理，你可以將所有待辦事情添加至你的清單中，比如跟朋友喝咖啡，或者清潔房間等等。通過待辦事項(xiàng)清單羅列你的工作和個(gè)人安排，能讓你對(duì)當(dāng)天需要完成的所有事項(xiàng)形成一種全局意識(shí)。

日歷

此外，你還可以通過數(shù)字日歷應(yīng)用來清楚了解每個(gè)小時(shí)都需要完成的事項(xiàng)。除了會(huì)議和活動(dòng)安排，你還可以在日歷中為其他待辦事項(xiàng)添加時(shí)間塊。

對(duì)此，推薦使用谷歌日歷、蘋果設(shè)備自帶日歷應(yīng)用和Fantastical等日歷應(yīng)用。

無論選擇哪種工具，你都可以隨時(shí)關(guān)注和查看自己的日歷，確保所計(jì)劃的時(shí)間塊能夠真實(shí)反應(yīng)你的目標(biāo)和重要事項(xiàng)。

時(shí)間追蹤工具

除了用于時(shí)間審計(jì)外，日常在時(shí)間管理過程中，也可以通過時(shí)間追蹤工具來了解自己的時(shí)間利用情況，確保自己在時(shí)間利用方面沒有偏移軌道。此外，在我們分心的時(shí)候，還可以通過時(shí)間追蹤的方式及時(shí)發(fā)現(xiàn)這一問題，并再次讓自己關(guān)注當(dāng)前最重要的事項(xiàng)。

前文中提到的Toggl和RescueTime等工具，都是值得推薦的好用工具。

寫在最后

就時(shí)間管理而言，大多數(shù)效率專家都繞開了一個(gè)重要又明顯的限制性因素，即我們無法完全掌控自己的時(shí)間。

從傳統(tǒng)角度來看，時(shí)間管理告訴我們，如果我們能夠完美計(jì)劃并優(yōu)先安排重要事項(xiàng)，我們就能過好每一秒的生活——我們能夠與他人保持和諧的人際關(guān)系、在職場(chǎng)中獲得晉升，并且還能做到每周鍛煉五次。

這種說法并不能稱之為有錯(cuò)。往好了說，它仍然是不完整的，往差了說，它會(huì)讓我們抱有不切實(shí)際的期望，讓我們?cè)跊]有做好時(shí)間管理的時(shí)候感到內(nèi)疚、喪失信心。

有時(shí)候，即便我們一切都規(guī)劃得很完美，但還是會(huì)經(jīng)歷時(shí)間在不知不覺中就流逝了的情況。當(dāng)小孩子耍脾氣而奪走了你的早晨，或者近在眼前的截止日期意味著要熬夜加班時(shí)，我們的時(shí)間預(yù)算就變得無關(guān)緊要，保持平衡的想法也變得荒唐可笑。

但與其深受無法管理時(shí)間的愧疚折磨，不如進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到底什么才是時(shí)間管理——它并不是一套追求完美的系統(tǒng)，而是讓你不斷進(jìn)步的系統(tǒng)。

即便我們無法優(yōu)先處理重要事項(xiàng)，但能夠明確哪些是我們的重要事項(xiàng)仍然具有重要意義。即便我們無法完全按照計(jì)劃利用我們的寶貴時(shí)間，但能夠意識(shí)到自己的時(shí)間用在了哪些方面也具有重要意義。即便我們無法堅(jiān)持自己的計(jì)劃，每日計(jì)劃仍然是一個(gè)非常重要的習(xí)慣。

只要我們始終能夠回顧時(shí)間管理原則，并通過有關(guān)策略來保持專注、減少分心，我們的每一分鐘、每個(gè)小時(shí)和每一天都將過得更加有意義，讓人更加難忘。至少，我們可以真正地獲得更多的時(shí)間。

譯者：俊一