【天天問每周精選】第162期：2021年，在線文檔為什么這么出圈？

文章內(nèi)容部分來源于@大魚燉海棠 @pandaaa的精彩回答。

2021年，在線文檔無疑是產(chǎn)品界的頂流，眾多爆火文檔接連出圈。

7月，河南出現(xiàn)百年一遇的特大暴雨災(zāi)情。由民間發(fā)起的在線文檔“待救援人員信息”一時間傳遍朋友圈，不斷更新著一系列救災(zāi)信息，還有眾多志愿者自發(fā)地核實信息、管理表格，牽動著無數(shù)網(wǎng)友的心。這份文檔也被稱為“救命文檔”，搭建了被困群眾和外界的聯(lián)絡(luò)橋梁。

河南暴雨救援文檔

10月，國民購物節(jié)雙十一預(yù)售打響，各大主播和平臺用Excel表格為粉絲打造了“爆款清單”，優(yōu)惠信息、產(chǎn)品滿贈、搶購時間一目了然，上班族們白天在職場上用表格工作賺錢，晚上又在表格上把到手的工資安排給了各個產(chǎn)品。每一個爆款占據(jù)了一行單元格，每一次轉(zhuǎn)發(fā)都是最好的宣傳。

李佳琦雙十一攻略部分文檔

11月，“大廠er相親文檔”出現(xiàn)在各個群聊，點開詳情一看，各類花式個人信息讓人目不暇接，簡直匯集了全網(wǎng)的高質(zhì)量單身男女。信息真假尚且不知，但各位互聯(lián)網(wǎng)人這里挑挑，那里找找，或許又順手將自己包裝一番也填了上去，為表格的豐富度貢獻(xiàn)了一份力量。

大廠er的相親文檔

協(xié)同辦公的風(fēng)口下，在線文檔持續(xù)出圈。

作為一個辦公產(chǎn)品，它有哪些優(yōu)勢？廣泛應(yīng)用下，又隱藏著哪些問題？未來的改進(jìn)方向何去何從呢？

在線文檔出圈緣由

1. 極大提高工作效率

有工作的地方就會有文件，有文件就會需要不斷修改和層層傳輸。傳統(tǒng)的文件辦公需要經(jīng)過很多個環(huán)節(jié)。

舉個例子：某部門員工A提交策劃給領(lǐng)導(dǎo)B，從提出到確認(rèn)需要經(jīng)過以下流程。

A：做完初稿，發(fā)送給B，同時配字”初稿已完成，請您指點“。

B：接收文件，查看，批注，返回給員工A，同時配字”請按照批注修改?！?/p>

A：接受文件，修改，再次發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)B，同時配字“已修改好，請您查看?！?/p>

B：并不十分滿意，再次批注，返回給員工A，同時配字“繼續(xù)修改?！?/p>

……

如此反復(fù)，最初的word文檔修改了N+1版，整套流程下來，光是提交時說的客套話，就已經(jīng)換了很多個句式。文件發(fā)了無數(shù)輪，進(jìn)展只有一點點，任誰看了不說一聲“心好累”。

僅僅兩個人之間的傳輸已經(jīng)很麻煩了，如果是需要多人協(xié)助，就會產(chǎn)生更多的問題。誰改了這一部分？為什么要改？改之前是什么樣的？我還需不需要繼續(xù)改？

這個場景下，如果使用在線文檔，就能夠節(jié)約很多的溝通成本，可以查看在線人員、在線批注討論、修改自動同步、追溯歷史版本。

在線文檔提高工作效率的核心是真正做到了協(xié)同辦公，解決了信息傳遞零碎且分享不易的問題。

2. 使用簡易即用即走

在線文檔使用簡便、即用即走，使用感受相比傳統(tǒng)辦公軟件輕松了很多，我們還是舉一些生活中具體場景的例子，便于大家理解。

熬夜肝策劃到凌晨，電腦突然死機，“蹭”的一下困意全無，趕忙回想自己剛剛有沒有保存？上一次保存是哪個步驟？重啟后發(fā)現(xiàn)文件消失了，直接破防大哭，正應(yīng)了那句“成年人的崩潰往往只在一瞬間”。

周末出門在外，客戶突然發(fā)來新的需求，你想馬上修改方案，無奈手頭卻沒有電腦,，空有一顆熱愛工作的心，卻無從下手。

昨天辦公室突然斷電，設(shè)計師的哀嚎響徹大樓，而習(xí)慣使用在線文檔的我輕松的起身倒了杯水，然后打開手機，繼續(xù)剛剛的工作。

在線文檔即用即走、自動保存的特點解決了很多后顧之憂，用戶可以多場景、多設(shè)備實時同步辦公，云端同步儲存，再也不需要擔(dān)心電腦出現(xiàn)意外后前功盡棄，一定程度上減少了工作焦慮。

3. 疫情背景順?biāo)浦?/strong>

2019年疫情前，在線文檔還不算流行，人們普遍習(xí)慣使用傳統(tǒng)的辦公文檔。

年底，一場突如其來的疫情讓全員被迫在家辦公、學(xué)習(xí)以及協(xié)作，能在線上解決的事情絕不見面。因此，涌現(xiàn)了大量在線辦公軟件和平臺。

在線文檔作為在線辦公市場下的細(xì)分賽道，由于其使用頻率之高受到廣泛關(guān)注。在線文檔界的三大巨頭：金山文檔、騰訊文檔、石墨文檔的業(yè)務(wù)都迎來爆發(fā)式增長，系統(tǒng)壓力飛速增大。

2020年3月2日，金山文檔月活突破2.39億，其2月份在線編輯日活增長約6.5倍，表單日活增長約27倍，會議日活增長高達(dá)177倍。

同樣是這一天，騰訊文檔月活突破1. 6億，自2018年4月獨立上線以來超5億份文檔被創(chuàng)建和傳播。

石墨文檔創(chuàng)始人吳冰表示在疫情期間新增用戶量和企業(yè)注冊數(shù)的增長在6倍左右。

如今疫情經(jīng)過了兩年的時間，在線文檔也在不斷地完善系統(tǒng)和功能，人們的使用習(xí)慣也逐漸穩(wěn)定下來，企業(yè)已經(jīng)將在線文檔作為日常的辦公平臺。

4. 平臺運營推波助瀾

廣泛傳播的背后一定有平臺的推波助瀾。

救援文檔之后，騰訊文檔公眾號也發(fā)表了相關(guān)長文，增加了傳播；在雙十一預(yù)售還沒開啟的時候，無數(shù)剁手黨通過閱讀各大平臺推送的excel表格，已經(jīng)盤算好要買什么東西了。要說這背后沒有推手，還真不容易相信。

就拿上文提到雙十一來說，不僅僅是李佳琦和薇婭，各大平臺、品牌官方都相繼推出了“爆款清單”、“內(nèi)部資料”、“最佳攻略”，無一例外都是基于在線文檔進(jìn)行品牌優(yōu)惠信息傳播。

在線文檔免安裝、易分的特點使它成為優(yōu)惠信息絕妙的載體，雙十一這樣復(fù)雜繁瑣的優(yōu)惠信息都能整理得明明白白。部分平臺甚至在不斷優(yōu)化文檔的排版和元素，讓原本嚴(yán)肅的辦公文檔充滿了個性和活力。

廣泛應(yīng)用弊端浮現(xiàn)

1. 隱私泄露風(fēng)險增加

多人在線協(xié)作，提高效率的同時，也增加了隱私泄露的風(fēng)險。

首先，為了方便填寫，許多文檔權(quán)限會設(shè)置為“所有人可查看和編輯”，如果文檔內(nèi)包含許多隱私信息，一經(jīng)不法分子利用，后果將非常嚴(yán)重。

其次，在線文檔易分享、傳播快，若有隱私信息不慎被大量轉(zhuǎn)發(fā)，幾乎是不可能阻斷的。

騰訊文檔權(quán)限設(shè)置

2. 移動端不如電腦端

許多用戶表示，在線文檔在PC端使用很方便，各種信息一目了然，增刪添改一步到位，但是在移動端就不是這么回事了。尤其是對于信息繁多、體量較大的文檔，在手機上打開顯示不全，且不容易定位到自己想要的信息。

因此，雖說在線文檔可以多設(shè)備使用，但在移動端僅適合應(yīng)急使用，真正想用它辦公還是十分不便的。

PC端顯示齊全清晰

移動端顯示不全，如縮小則看不清

3. 功能完善程度不足

在線文檔的方便快捷是犧牲了部分功能得來的，沒有一些復(fù)雜的內(nèi)容格式設(shè)置，例如頁眉頁腳頁碼等。

就像小程序之于APP，美圖秀秀之于PS，用戶的基本需求可以滿足，深度功能略顯薄弱，一旦需要專業(yè)化細(xì)致化處理，用戶還是會回到Office和WPS的懷抱。

作為一個年輕的互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品，在線文檔有時也會出現(xiàn)各類Bug，例如崩潰、閃退等問題，產(chǎn)品技術(shù)還不夠成熟。

在線文檔的部分導(dǎo)出格式與Office兼容性差，用Office打開后容易出現(xiàn)格式混亂和其他錯誤提示，影響閱讀。

在線表格缺乏對部分Excel公式函數(shù)和圖表的支持，不能完全滿足企業(yè)需求。

尚不能針對不同業(yè)務(wù)場景，提供個性化服務(wù)。

未來發(fā)展如何突破

后疫情時代，辦公環(huán)境大洗牌，人們已經(jīng)意識到在線辦公并不只是一時之需，而是解決協(xié)作痛點、提高效率、順應(yīng)潮流的新型信息化辦公方式。

在線文檔作為常用的在線辦公工具，是團隊合作不可缺少的同心環(huán)，有著云端同步、即用即走、多人協(xié)作等優(yōu)勢，但也存在著隱私泄露、功能局限等弊端。

未來，在線文檔應(yīng)保持自身原有優(yōu)勢，并不斷填補技術(shù)漏洞，針對不同場景推出個性化的增值服務(wù)，逐漸發(fā)展成為連接企業(yè)和市場的在線服務(wù)平臺，滿足企業(yè)日益繁多的辦公需求的同時，也是在不斷提升自身的商業(yè)價值，走向更長遠(yuǎn)的道路。

參考資料：

羅超頻道：《在線文檔的抗“疫”故事》

海洋：《「在線文檔」實時崩潰?》

題圖來自 Unsplash，基于 CC0 協(xié)議

本文來自微信公眾號“人人都是產(chǎn)品經(jīng)理”（ID：woshipm），作者：王樹儀，36氪經(jīng)授權(quán)發(fā)布。